Sau khi vào công ty, quá trình thích nghi mới bắt đầu

Số người nước ngoài làm việc tại Nhật Bản tiếp tục tăng. Nhiều doanh nghiệp cũng đã quen hơn với việc tiếp nhận nhân lực đến từ Việt Nam và các quốc gia khác. Dù vậy, tuyển được người chưa có nghĩa là quá trình tiếp nhận đã hoàn tất.

Trong thực tế, có người nghỉ việc chỉ sau nửa năm. Có nơi gặp khó khăn vì chỉ thị bằng tiếng Nhật chưa được truyền đạt đầy đủ, hoặc cả nhân viên lẫn người phụ trách đều không biết nên xử lý thế nào khi phát sinh vấn đề. Ngược lại, một số doanh nghiệp duy trì được tỷ lệ làm việc lâu dài trên 90%, đồng thời đào tạo được trưởng nhóm và người quản lý ngay từ đội ngũ nhân viên nước ngoài.

Sự khác biệt không chỉ nằm ở năng lực của mỗi cá nhân. Cách giải thích công việc, tổ chức đào tạo, hỗ trợ đời sống, duy trì trao đổi và xây dựng lộ trình nghề nghiệp cũng ảnh hưởng lớn đến quá trình làm việc lâu dài.

Năm điểm thường thấy ở những nơi có nhân viên nước ngoài làm việc lâu dài

Các doanh nghiệp duy trì được đội ngũ ổn định thường không chỉ quan tâm đến điều kiện tuyển dụng. Họ còn chuẩn bị cách hướng dẫn công việc, cơ chế trao đổi và con đường phát triển sau khi nhân viên vào làm.

Trước khi bắt đầu công việc, nhân viên được giải thích cụ thể về nhiệm vụ, thời gian làm, tiền lương, ca đêm và quy định tại nơi làm việc. Sau đó là quá trình học tiếng Nhật, kỹ thuật và an toàn theo yêu cầu của từng vị trí.

Một số doanh nghiệp còn hỗ trợ nhà ở, thủ tục hành chính và những khó khăn trong cuộc sống. Các buổi trao đổi định kỳ giúp hai bên nhận ra vấn đề sớm hơn, thay vì chờ đến khi nhân viên đã mất niềm tin hoặc muốn nghỉ việc.

Doanh nghiệp sản xuất đào tạo nhân lực nước ngoài ra sao

Một nhà sản xuất linh kiện ô tô tại tỉnh Aichi từng gặp khó khăn trong việc tuyển người trẻ. Đội ngũ có kinh nghiệm ngày càng lớn tuổi, trong khi việc truyền lại kỹ năng chưa tiến triển như mong muốn. Nhà máy cũng thiếu người làm ca đêm.

Khi tiếp nhận nhân lực nước ngoài, công ty kiểm tra tiếng Nhật và kỹ thuật. Họ cũng xem xét thái độ với công việc và mức độ phù hợp với nhiệm vụ sẽ giao, chứ không chỉ đánh giá năng lực hiện có.

Sau khi vào nhà máy, nhân viên được học tiếng Nhật, quản lý 5S, an toàn lao động và kỹ thuật sản xuất. Nội dung được chia theo từng giai đoạn để người mới có thời gian làm quen với cách vận hành tại hiện trường.

Công ty chuẩn bị ký túc xá và nơi tư vấn bằng tiếng Việt. Khi gặp vấn đề trong sinh hoạt hoặc chưa biết cách thực hiện một thủ tục, nhân viên có thể trao đổi bằng ngôn ngữ mình hiểu rõ.

Những người đã có kinh nghiệm được hỗ trợ lấy chứng chỉ và đào tạo để trở thành trưởng nhóm. Nhờ vậy, công việc không dừng lại ở thao tác trên dây chuyền. Họ còn có thể hướng dẫn người mới hoặc tham gia điều phối nhóm.

Hiện nay, nhân viên Nhật Bản và nhân viên nước ngoài cùng tham gia các nhóm cải tiến sản xuất. Kết quả này không đến từ một biện pháp riêng lẻ, mà từ cả quá trình đào tạo, hỗ trợ đời sống, lấy chứng chỉ và mở rộng vai trò trong công việc.

Đào tạo và hỗ trợ trong ngành điều dưỡng

Một cơ sở điều dưỡng tại tỉnh Chiba đã thiếu nhân lực trong thời gian dài, đặc biệt là người làm ca đêm và nhân viên trẻ.

Công việc điều dưỡng cần nhiều hơn khả năng giao tiếp hằng ngày. Nhân viên phải trò chuyện với người cao tuổi, ghi chép tình trạng điều dưỡng và bàn giao thông tin giữa các ca. Nếu không hiểu đúng từ ngữ chuyên môn, cả người làm lẫn đồng nghiệp đều gặp khó khăn.

Cơ sở này tổ chức đào tạo tiếng Nhật hai giờ mỗi tuần, tập trung vào cách diễn đạt thường dùng tại nơi làm việc. Nhân viên cũng được học kỹ thuật điều dưỡng, hỗ trợ thi chứng chỉ chuyên môn và kỳ thi năng lực tiếng Nhật.

Ngoài công việc, họ còn được hỗ trợ tìm nhà, làm thủ tục hành chính và đi bệnh viện khi cần. Những vướng mắc trong cuộc sống nếu kéo dài cũng có thể ảnh hưởng đến tinh thần và khả năng tiếp tục làm việc.

Sau một thời gian được đào tạo, nhân viên nước ngoài đã đảm nhận vai trò trưởng nhóm điều dưỡng và phối hợp với đồng nghiệp Nhật Bản. Cách làm việc cẩn thận của họ cũng nhận được đánh giá tích cực từ người sử dụng dịch vụ và gia đình.

Kỹ sư nước ngoài trong doanh nghiệp công nghệ thông tin

Một công ty phát triển hệ thống tại Tokyo đang sử dụng kỹ sư đến từ Việt Nam, Ấn Độ và Đài Loan. Họ có kiến thức hoặc kinh nghiệm về Java, Python, trí tuệ nhân tạo và điện toán đám mây.

Tại các dự án phát triển hệ thống ở Nhật Bản, kỹ thuật chỉ là một phần của công việc. Kỹ sư còn phải xác nhận yêu cầu, báo cáo tiến độ, trao đổi với khách hàng và phối hợp với các thành viên khác.

Vì vậy, công ty tổ chức đào tạo tiếng Nhật, tác phong làm việc và quản lý dự án. Nhân viên mới cũng có người hướng dẫn để trao đổi về kỹ thuật, cách làm việc hoặc những khó khăn trong thời gian đầu.

Sau khi tích lũy kinh nghiệm, một số kỹ sư nước ngoài đã trở thành người quản lý dự án, trưởng nhóm hoặc phụ trách hoạt động phát triển ở nước ngoài. Phạm vi trách nhiệm được mở rộng từng bước, thay vì giữ họ mãi ở một vị trí kỹ thuật.

Khi nhà máy thực phẩm thay đổi cách hướng dẫn

Một nhà sản xuất thực phẩm tại tỉnh Saitama từng gặp cùng lúc ba vấn đề: thiếu người làm ca đêm, khó tuyển dụng và tỷ lệ làm việc lâu dài giảm.

Trước đây, nhiều quy trình được giải thích chủ yếu bằng tiếng Nhật. Người mới có thể hiểu khác nhau tùy vào khả năng ngôn ngữ hoặc cách truyền đạt của người hướng dẫn. Điều này làm tăng nguy cơ sai sót và kéo dài thời gian đào tạo.

Công ty đã xây dựng tài liệu bằng nhiều ngôn ngữ, đồng thời bổ sung hình ảnh cho từng thao tác. Nhân viên có thể nhìn vào hình để xác nhận quy trình và điểm cần chú ý, thay vì chỉ nghe giải thích bằng lời.

Bên cạnh đó, công ty bố trí hỗ trợ phiên dịch tiếng Việt và áp dụng cơ chế trưởng nhóm. Những người đã quen việc có thể dùng chính kinh nghiệm của mình để hướng dẫn nhân viên mới.

Tiếng Nhật, kỹ thuật và con đường phát triển

Ở những doanh nghiệp trên, tiếng Nhật không được dạy tách rời khỏi công việc. Nội dung học thường gắn với việc báo cáo, liên lạc, trao đổi, hiểu chỉ thị và sử dụng từ ngữ liên quan đến an toàn.

Đào tạo kỹ thuật cũng không chỉ là ghi nhớ thao tác. Tùy ngành nghề, nhân viên có thể học thêm về quản lý chất lượng, cải tiến công việc, quản lý 5S hoặc cách phối hợp trong nhóm. Phần lớn kiến thức được truyền đạt ngay tại nơi làm việc.

Một nội dung khác được chú trọng là lộ trình nghề nghiệp. Nhân viên được biết sau 5 năm hoặc 10 năm mình có thể đảm nhận vai trò nào.

Con đường thường được xây dựng theo hướng:

Khi lộ trình được trình bày rõ, nhân viên dễ hiểu hơn vì sao mình cần học một kỹ năng nhất định và công việc hiện tại có thể dẫn đến vai trò nào trong tương lai.

Những yếu tố thường xuất hiện ở nơi có nhân lực Việt Nam làm việc lâu dài

Từ những trường hợp FirstStep đã hỗ trợ, năm yếu tố dưới đây thường xuất hiện tại các doanh nghiệp có nhân lực Việt Nam làm việc ổn định.

Cơ hội thăng tiến không chỉ nằm ở tên chức vụ. Người lao động cần biết muốn trở thành trưởng nhóm hoặc người quản lý thì phải có kỹ năng, kinh nghiệm và kết quả công việc như thế nào.

Quan hệ với cấp trên cũng ảnh hưởng đến quá trình làm việc. Có thể trao đổi khi chưa hiểu, nhận được phản hồi rõ ràng và biết kết quả của mình được đánh giá ra sao sẽ giúp hạn chế những hiểu lầm kéo dài.

Người lao động nước ngoài coi trọng điều gì

Qua những cuộc trao đổi trong quá trình hỗ trợ, FirstStep ghi nhận rằng tiền lương và đãi ngộ không phải là mối quan tâm duy nhất. Quan hệ tại nơi làm việc, ý nghĩa của công việc và cơ hội học hỏi cũng được nhắc đến nhiều.

Tiền lương vẫn rất quan trọng. Tuy nhiên, trong những trường hợp được tổng hợp, khả năng học nghề, mối quan hệ với đồng nghiệp và cơ hội đảm nhận vai trò mới cũng ảnh hưởng đến quyết định tiếp tục gắn bó.

Vì sao có nơi gặp khó khăn sau khi tiếp nhận

Khi nhân viên nước ngoài nghỉ việc sớm, nguyên nhân không phải lúc nào cũng nằm ở khả năng tiếng Nhật hoặc mức độ thích nghi của cá nhân. Cách doanh nghiệp tiếp nhận và tổ chức công việc cũng có thể chưa phù hợp.

Nếu nội dung được giải thích ban đầu khác với công việc thực tế, nhân viên dễ mất niềm tin. Khi không biết phải trao đổi với ai, những khó khăn nhỏ cũng có thể kéo dài và trở thành lý do nghỉ việc.

Vì thế, nhiều doanh nghiệp Nhật đang xem lại cả quá trình tiếp nhận, đào tạo và trao đổi, thay vì chỉ đánh giá nhân viên qua kết quả trước mắt.

Năm giai đoạn phát triển nhân lực nước ngoài

Từ kinh nghiệm hỗ trợ, FirstStep tổng hợp quá trình doanh nghiệp tiếp nhận và phát triển nhân lực Việt Nam thành năm giai đoạn.

Năm giai đoạn này phản ánh cách nhiều doanh nghiệp tổ chức quá trình phát triển nhân sự. Tuyển dụng mới chỉ là bước đầu. Nhân viên cần thời gian để hiểu công việc, học kỹ thuật và quen với môi trường trước khi đảm nhận trách nhiệm lớn hơn.

Về phía doanh nghiệp, họ cũng phải chuẩn bị người hướng dẫn, cách đánh giá và vị trí tiếp theo. Nếu các giai đoạn không được kết nối, một người có thể làm việc nhiều năm nhưng vẫn không biết mình có thể phát triển theo hướng nào.

Vai trò của nhân lực nước ngoài trong doanh nghiệp Nhật

Khi nhân viên nước ngoài phát huy được năng lực, kết quả không chỉ dừng ở việc bổ sung người làm.

Những kết quả trên không xuất hiện ngay sau khi một người được nhận vào công ty. Chúng cần thời gian, công việc phù hợp, đào tạo cần thiết và cách đánh giá rõ ràng.

Trong các case đã giới thiệu, nhân viên nước ngoài còn tham gia cải tiến sản xuất, hướng dẫn người mới, quản lý nhóm và phụ trách dự án. Đây là lý do ngày càng có nhiều doanh nghiệp nhìn nhận nhân lực nước ngoài theo hướng dài hạn.

Từ bổ sung lao động đến phát triển nhân lực

Trước tình trạng thiếu người, nhân lực nước ngoài từng được nhiều doanh nghiệp xem như một cách bổ sung vị trí còn trống. Thực tế cho thấy cách tiếp cận ngắn hạn khó tạo ra sự ổn định.

Để một người có thể làm việc lâu dài, công ty cần đầu tư vào tiếng Nhật, kỹ thuật, hỗ trợ đời sống, trao đổi định kỳ và lộ trình nghề nghiệp. Bản thân nhân viên cũng cần thời gian để hiểu cách làm việc, tích lũy kinh nghiệm và mở rộng vai trò.

Các trường hợp trong bài cho thấy nhân lực nước ngoài có thể phát triển từ nhân viên mới thành tổ trưởng, trưởng nhóm, người quản lý hoặc người phụ trách hoạt động quốc tế. Kết quả này không đến từ hình ảnh một cá nhân đặc biệt, mà từ sự phù hợp giữa công việc, cách đào tạo, môi trường hỗ trợ và quá trình làm việc lâu dài.

Tổng kết

Việc nhân lực nước ngoài có thể làm việc lâu dài hay không không thể giải thích chỉ bằng tiền lương, trình độ tiếng Nhật hoặc quốc tịch. Cách doanh nghiệp tiếp nhận, truyền đạt công việc, đào tạo và xây dựng quan hệ tại nơi làm việc đều có ảnh hưởng.

Qua các case trong ngành sản xuất, điều dưỡng, công nghệ thông tin và thực phẩm, có thể thấy nhiều doanh nghiệp Nhật đang chuyển từ việc chỉ tuyển người sang phát triển nhân lực. Nhân viên nước ngoài không còn chỉ được nhìn nhận như lực lượng bổ sung trong thời gian ngắn. Họ có thể trở thành người hướng dẫn, trưởng nhóm, quản lý và thành viên tham gia vào sự phát triển của tổ chức.

Hiểu được quá trình này giúp người lao động nhìn rõ hơn cách doanh nghiệp Nhật vận hành, những điều họ coi trọng và vì sao đào tạo, trao đổi, đánh giá cũng như phát triển nghề nghiệp lại có vai trò lớn trong một công việc lâu dài.