Vì sao một số doanh nghiệp Nhật cảm thấy ngại khi tuyển dụng người nước ngoài?

Khi tìm việc tại Nhật, ứng viên nước ngoài thường nhìn thấy vấn đề từ phía mình: tìm được công ty phù hợp, được đánh giá đúng năng lực, có công việc ổn định và có thể tiếp tục gia hạn visa để làm việc lâu dài.

Nhưng ở phía doanh nghiệp, đặc biệt là những công ty từ trước đến nay chủ yếu tuyển dụng người Nhật, việc tiếp nhận nhân sự nước ngoài cũng có những điểm khiến họ băn khoăn. Không phải lúc nào sự do dự đó cũng xuất phát từ việc không muốn tuyển người nước ngoài. Nhiều trường hợp, doanh nghiệp chỉ đơn giản là chưa quen với các thủ tục và cách quản lý phát sinh sau khi tuyển dụng.

Ví dụ, khi tuyển người nước ngoài, công ty cần kiểm tra thông tin thẻ cư trú, nắm thời hạn lưu trú, xác nhận nội dung công việc có phù hợp với tư cách lưu trú hay không. Khi nhân viên cần gia hạn visa, công ty cũng có thể phải chuẩn bị các giấy tờ liên quan đến hợp đồng, lương, nội dung công việc hoặc tình hình làm việc.

Những việc này về bản chất là thủ tục hành chính và quản lý nhân sự. Tuy nhiên, với một doanh nghiệp chưa từng làm hoặc ít khi làm, chúng có thể tạo cảm giác “phức tạp hơn tuyển người Nhật”.

Cái khó nhiều khi không nằm ở bản thân thủ tục

Các thủ tục liên quan đến tuyển dụng người nước ngoài không phải là điều không thể làm được. Phần lớn đều có quy định, có mẫu, có thời điểm cần xử lý. Khi đã hiểu luồng công việc và làm quen vài lần, doanh nghiệp hoàn toàn có thể đưa chúng vào quy trình nhân sự thông thường.

Vấn đề nằm ở chỗ, với những công ty truyền thống chỉ quen tuyển dụng người Nhật, đây là một phần việc mới. Họ cần cập nhật cách quản lý, phân biệt các loại tư cách lưu trú, biết khi nào cần kiểm tra, khi nào cần chuẩn bị giấy tờ và khi nào cần nhắc nhân viên thực hiện thủ tục.

Sự chậm cập nhật này không nên được nhìn như lỗi của riêng ai. Nhưng trong thực tế, nếu doanh nghiệp không thay đổi cách vận hành, họ có thể bỏ lỡ cơ hội tiếp nhận nhân sự phù hợp. Việc ngại thủ tục đôi khi không chỉ ảnh hưởng đến tuyển dụng, mà còn ảnh hưởng đến hiệu quả tổ chức trong bối cảnh thị trường lao động đang thay đổi.

Không phải người nước ngoài nào cũng có thủ tục giống nhau

Một điểm dễ gây hiểu lầm là nhiều người nghĩ “tuyển người nước ngoài” thì thủ tục đều giống nhau. Thực tế không phải như vậy. Tùy vào tư cách lưu trú và hình thức làm việc, những việc doanh nghiệp cần quản lý sẽ khác nhau.

Với nhân sự làm việc theo diện như Kỹ thuật・Tri thức nhân văn・Nghiệp vụ quốc tế, công ty cần chú ý xem nội dung công việc có phù hợp với tư cách lưu trú hay không. Nếu công việc thực tế khác quá xa so với nội dung được phép làm, hoặc nếu có thay đổi lớn về bộ phận, vị trí, nhiệm vụ, công ty cần cẩn thận hơn trong việc xác nhận.

Với Tokutei Ginou, doanh nghiệp có thể cần quản lý thêm các nội dung liên quan đến kế hoạch hỗ trợ, tình trạng hỗ trợ đời sống, điều kiện lao động, lương, bảo hiểm xã hội và các báo cáo định kỳ. Với thực tập sinh kỹ năng, còn có các yếu tố như kế hoạch thực tập, đơn vị giám sát, báo cáo và hỗ trợ sinh hoạt.

Nhìn từ phía ứng viên, đôi khi những xác nhận này có thể tạo cảm giác công ty hỏi nhiều hoặc kiểm tra kỹ. Nhưng từ phía doanh nghiệp, đó là cách họ đảm bảo việc tiếp nhận và sử dụng lao động đúng với quy định.

Những thủ tục đời sống không phải là “gánh nặng riêng” của người nước ngoài

Trong quá trình làm việc, có thể phát sinh các thủ tục liên quan đến gia đình, người phụ thuộc, kết hôn, sinh con, nghỉ sinh, nghỉ chăm con hoặc thay đổi nơi ở. Với người nước ngoài, một số việc có thể liên quan thêm đến tư cách lưu trú hoặc giấy tờ cư trú, nên doanh nghiệp cần giải thích kỹ hơn hoặc chuẩn bị thêm thông tin.

Tuy nhiên, các thủ tục liên quan đến đời sống và gia đình không phải là điều chỉ có ở nhân viên nước ngoài. Nhân viên Nhật cũng có các thủ tục khi kết hôn, sinh con, nghỉ chăm con, thay đổi người phụ thuộc, tham gia bảo hiểm hoặc điều chỉnh thuế.

Điểm khác biệt là với người nước ngoài, công ty có thể cần hỗ trợ thêm về cách giải thích, ngôn ngữ, thời điểm chuẩn bị và sự liên quan giữa giấy tờ công ty với thủ tục cư trú. Đây là phần khiến một số doanh nghiệp cảm thấy cần nhiều công sức hơn.

Nhưng nếu nhìn một cách bình tĩnh, đây vẫn là một phần của quản lý nhân sự. Nó không nên bị xem là lý do để đánh giá tiêu cực về người lao động nước ngoài, cũng không nên trở thành rào cản khiến doanh nghiệp né tránh tuyển dụng.

Ứng viên hiểu phía doanh nghiệp để trao đổi tốt hơn

Bài viết này không có nghĩa là ứng viên phải tự gánh các thủ tục của công ty. Những việc như quản lý nhân sự, khai báo theo quy định, chuẩn bị giấy tờ công ty hay xây dựng quy trình tiếp nhận là trách nhiệm của doanh nghiệp.

Tuy nhiên, nếu ứng viên hiểu rằng phía công ty cũng có những việc phải xử lý, cuộc trao đổi giữa hai bên sẽ dễ hơn rất nhiều. Khi công ty hỏi về tư cách lưu trú, thời hạn visa, nội dung công việc trước đây hoặc giấy tờ cần thiết, đó không nhất thiết là dấu hiệu của sự nghi ngờ. Nhiều khi, họ chỉ đang cố gắng xác nhận đúng thông tin để tránh sai sót.

Ngược lại, nếu ứng viên chủ động chia sẻ thông tin cần thiết, trao đổi sớm khi có thay đổi và hiểu lý do công ty cần một số giấy tờ, doanh nghiệp cũng sẽ dễ yên tâm hơn khi tiếp nhận và hỗ trợ.

Thủ tục không nên trở thành khoảng cách giữa hai bên

Tuyển dụng người nước ngoài chắc chắn có một số điểm khác so với tuyển dụng người Nhật. Doanh nghiệp cần kiểm tra thêm, quản lý thêm và đôi khi chuẩn bị thêm giấy tờ. Với một công ty chưa quen, những việc đó có thể tạo cảm giác vất vả.

Nhưng bản chất của vấn đề không phải là “người nước ngoài gây phiền phức”, cũng không phải là “doanh nghiệp Nhật không muốn thay đổi”. Thực tế nằm ở giữa: doanh nghiệp cần cập nhật quy trình, còn ứng viên cần hiểu rằng phía công ty cũng có những trách nhiệm và lo ngại riêng.

Khi thủ tục được hiểu đúng, chúng không còn là lý do để hai bên giữ khoảng cách. Chúng trở thành phần việc cần được sắp xếp rõ ràng để quá trình tuyển dụng, tiếp nhận và làm việc lâu dài diễn ra ổn định hơn.