Vì sao người nước ngoài làm việc lâu dài không chỉ nhờ nỗ lực cá nhân

Khi nhìn thấy một người nước ngoài làm việc lâu dài tại một công ty Nhật, nhiều người thường nghĩ rằng người đó giỏi tiếng Nhật, có năng lực chuyên môn, chịu khó và biết thích nghi với môi trường làm việc.

Điều đó không sai. Để có thể làm việc ổn định tại Nhật, bản thân người lao động nước ngoài chắc chắn phải nỗ lực rất nhiều. Họ phải học cách giao tiếp bằng tiếng Nhật, hiểu cách làm việc trong công ty, thích nghi với văn hóa tổ chức và chứng minh năng lực của mình qua công việc hằng ngày.

Nhưng nếu chỉ nhìn vào phía cá nhân, chúng ta sẽ bỏ sót một phần rất quan trọng khác.

Một người nước ngoài có thể phát huy năng lực và gắn bó lâu dài hay không, không chỉ phụ thuộc vào việc người đó cố gắng đến đâu. Công ty có hiểu cách tiếp nhận nhân viên nước ngoài hay không, cấp quản lý có truyền đạt được suy nghĩ đó xuống genba hay không, và đồng nghiệp có nhìn họ như một thành viên bình thường trong tập thể hay không cũng ảnh hưởng rất lớn.

Khi nhân viên nước ngoài không được nhìn như một cá nhân

Trong một công ty có nhân viên nước ngoài, có những tình huống tưởng như rất nhỏ nhưng lại ảnh hưởng đến cảm giác làm việc lâu dài.

Ví dụ, nếu trên tin tức có vụ việc tiêu cực liên quan đến người Việt Nam, việc nhân viên trong công ty quan tâm đến tin tức đó là điều tự nhiên. Mọi người có thể nói về tin tức xã hội trong giờ nghỉ hoặc trong những cuộc trò chuyện hằng ngày.

Vấn đề không nằm ở việc có ai đó biết đến tin tức đó. Vấn đề nằm ở chỗ, câu chuyện đó có bị liên hệ trực tiếp với nhân viên Việt Nam đang làm việc trong công ty hay không.

Một câu hỏi như “Sao người Việt lại như vậy?” có thể được nói ra mà không có ác ý. Nhưng với người nghe, đó không còn là một câu chuyện bên ngoài xã hội nữa. Họ bị đặt vào vị trí phải giải thích cho một vụ việc mà bản thân hoàn toàn không liên quan, chỉ vì cùng quốc tịch.

Người đó có thể vẫn cười, vẫn im lặng, vẫn tiếp tục làm việc như bình thường. Nhưng trong lòng, họ có thể cảm thấy mình không được nhìn như một cá nhân, mà bị gộp chung vào một hình ảnh rất rộng gọi là “người Việt Nam” hoặc “người nước ngoài”.

Những cảm giác như vậy thường không bùng nổ ngay lập tức. Chúng tích tụ trong những cuộc trò chuyện nhỏ, trong ánh nhìn, trong cách đặt câu hỏi, trong những lần người lao động nước ngoài phải tự nhắc mình rằng “chắc họ không có ý xấu”.

Vấn đề không phải là ai xấu, mà là công ty đã chuẩn bị đến đâu

Điểm cần nhìn nhận ở đây không phải là “người Nhật không hiểu người nước ngoài” hay “công ty Nhật khó làm việc”. Cách nhìn như vậy quá đơn giản và dễ dẫn đến hiểu lầm.

Trong nhiều trường hợp, vấn đề không bắt đầu từ ác ý. Đồng nghiệp có thể chỉ chưa từng làm việc lâu dài với người nước ngoài. Họ có thể chưa từng nghĩ rằng một câu nói liên quan đến quốc tịch lại khiến người khác khó xử. Cấp quản lý cũng có thể chưa nhận ra những cuộc trò chuyện nhỏ trong genba lại ảnh hưởng đến cảm giác thuộc về của nhân viên nước ngoài.

Vì vậy, điều quan trọng không phải là tìm một người để trách, mà là nhìn vào mức độ chuẩn bị của công ty.

Nếu công ty chỉ dừng lại ở việc tuyển được người nước ngoài, ký hợp đồng, làm thủ tục visa và bố trí công việc, thì quá trình tiếp nhận vẫn chưa đủ. Người nước ngoài không chỉ bước vào một vị trí công việc. Họ bước vào một tập thể đã có sẵn thói quen giao tiếp, cách nhìn nhận và văn hóa làm việc từ trước.

Nếu tập thể đó chưa được chuẩn bị, những hiểu lầm nhỏ có thể xảy ra liên tục. Mỗi hiểu lầm có thể không đủ lớn để trở thành một vấn đề rõ ràng, nhưng đủ để khiến nhân viên nước ngoài cảm thấy mệt mỏi, xa cách hoặc dần mất niềm tin vào môi trường làm việc.

Quyết định tuyển người nước ngoài thường bắt đầu từ lãnh đạo, nhưng công việc hằng ngày diễn ra ở genba

Trong nhiều doanh nghiệp, việc tuyển dụng nhân viên nước ngoài bắt đầu từ suy nghĩ của giám đốc, ban lãnh đạo hoặc bộ phận nhân sự. Họ có thể hiểu rõ lý do vì sao công ty cần nhân lực nước ngoài: thiếu nhân lực, muốn mở rộng cơ hội tuyển dụng, cần người có kỹ năng phù hợp, hoặc muốn công ty thích ứng với sự thay đổi của thị trường lao động.

Ở tầng quản lý, những lý do đó có thể đã được suy nghĩ khá rõ ràng.

Nhưng sau khi nhân viên nước ngoài vào công ty, người tiếp xúc với họ mỗi ngày lại là nhân viên ở genba. Đây mới là nơi những khó khăn thực tế xuất hiện: cách giao tiếp trong công việc, câu chuyện trong giờ nghỉ, cách nhờ vả, cách giải thích lỗi sai, cách phản ứng khi có khác biệt về ngôn ngữ hoặc văn hóa.

Nếu suy nghĩ của lãnh đạo không được truyền đạt xuống hiện trường, genba có thể tiếp nhận nhân viên nước ngoài theo cảm giác tự phát. Có người sẽ cởi mở, có người sẽ lúng túng, có người sẽ giữ khoảng cách, có người lại vô tình nói những điều khiến đối phương khó xử.

Điều này không có nghĩa là genba cố tình gây khó khăn. Nhưng nếu công ty để mọi thứ phụ thuộc hoàn toàn vào sự tinh tế tự nhiên của từng nhân viên, thì rủi ro sẽ rất lớn.

Một người nước ngoài dù có năng lực cũng khó gắn bó lâu dài nếu mỗi ngày họ phải tự giải thích, tự chịu đựng hoặc tự xử lý những khoảng cách mà lẽ ra công ty nên chuẩn bị trước.

Guideline không phải để làm cứng nhắc công ty, mà để bảo vệ môi trường làm việc

Khi nói đến guideline, nhiều người có thể nghĩ đến những quy định cứng nhắc hoặc tài liệu phức tạp. Nhưng trong việc tiếp nhận nhân viên nước ngoài, guideline trước hết nên được hiểu là một sự thống nhất tối thiểu trong nội bộ công ty.

Những điều này nghe có vẻ đơn giản, nhưng nếu không được nói ra trước, không phải ai trong công ty cũng tự nhận ra.

Guideline không phải để biến mọi cuộc trò chuyện thành căng thẳng. Ngược lại, nó giúp mọi người biết đâu là ranh giới phù hợp để có thể làm việc với nhau thoải mái hơn. Nhân viên Nhật cũng sẽ dễ giao tiếp hơn khi biết công ty mong muốn điều gì. Nhân viên nước ngoài cũng sẽ yên tâm hơn khi biết rằng nếu có tình huống khó xử, công ty có cách nhìn nhận và xử lý.

Những trường hợp gắn bó lâu dài thường không chỉ đến từ một phía

Có thể cấp quản lý biết cách giải thích cho genba trước khi nhân viên nước ngoài vào làm. Có thể công ty có người phụ trách để lắng nghe khi có vấn đề. Có thể những câu nói thiếu phù hợp được điều chỉnh sớm. Có thể nhân viên nước ngoài không bị xem như “người đại diện cho quốc gia của mình”, mà được nhìn như một thành viên trong nhóm.

Những điều này không phải lúc nào cũng nổi bật. Nhưng chính chúng tạo ra nền tảng để người lao động nước ngoài có thể yên tâm làm việc và phát huy năng lực.

Ngược lại, nếu công ty chưa chuẩn bị tốt, việc tuyển được người phù hợp cũng có thể trở thành lãng phí. Người lao động mất cơ hội phát triển ở một nơi đáng lẽ có thể phù hợp. Công ty mất thời gian tuyển dụng, đào tạo và kỳ vọng. Genba cũng phải trải qua lại quá trình tiếp nhận người mới.

Vì vậy, khi nhìn vào câu chuyện người nước ngoài làm việc tại Nhật, không nên chỉ hỏi người lao động đã cố gắng đủ chưa. Cũng cần nhìn xem công ty đã chuẩn bị đủ để nỗ lực đó không bị lãng phí hay chưa.

Nhìn đúng hơn về việc làm việc lâu dài tại công ty Nhật

Người nước ngoài muốn làm việc lâu dài tại Nhật chắc chắn cần năng lực, thái độ và sự kiên trì. Đây là điều không thể thiếu.

Nhưng một môi trường làm việc tốt không thể chỉ được xây dựng bằng nỗ lực của một phía. Nếu công ty muốn nhân viên nước ngoài gắn bó, công ty cũng cần học cách tiếp nhận họ như một phần bình thường của tổ chức.

Điều này đặc biệt quan trọng với những doanh nghiệp trước đây chủ yếu chỉ có nhân viên người Nhật. Việc thay đổi cách nhìn, cách giao tiếp và cách hỗ trợ trong genba không thể hoàn thành chỉ bằng một quyết định tuyển dụng từ lãnh đạo. Nó cần được truyền đạt, điều chỉnh và dần trở thành văn hóa của cả tập thể.

Làm được điều đó không dễ. Nhưng nếu doanh nghiệp đã xác định tuyển dụng người nước ngoài là một hướng đi lâu dài, thì đây là phần không thể bỏ qua.

Những người nước ngoài có thể làm việc ổn định và đóng góp lâu dài tại Nhật không chỉ là kết quả của sự cố gắng cá nhân. Đó còn là kết quả của một môi trường biết chuẩn bị, biết điều chỉnh và biết nhìn họ như những nhân viên bình thường trong cùng một tập thể.