Vì sao doanh nghiệp lo ngại việc nghỉ việc sớm?

Con số này không chỉ bao gồm chi phí tuyển dụng. Doanh nghiệp còn phải đầu tư thời gian cho việc tiếp nhận, đào tạo, hướng dẫn tại hiện trường và hỗ trợ nhân viên mới làm quen với công việc. Trong thời gian đó, senpai hoặc người phụ trách cũng phải dành một phần công sức của mình để kèm cặp, giải thích và kiểm tra tiến độ.

Tất nhiên, không phải trường hợp nghỉ việc sớm nào cũng cần ngăn chặn. Nếu năng lực, thái độ hoặc mức độ phù hợp với công việc thực sự không đáp ứng yêu cầu, việc đưa ra quyết định sớm có thể giúp cả doanh nghiệp và nhân viên giảm thêm tổn thất.

Vấn đề nằm ở những trường hợp vốn có thể tiếp tục làm việc, nhưng cuối cùng lại nghỉ vì những bất an hoặc hiểu nhầm chưa từng được xác nhận rõ ràng.

Không phải mọi vấn đề tại nơi làm việc đều xuất phát từ năng lực

Khi khả năng tiếng Nhật của nhân viên còn hạn chế, khoảng cách giữa ý định của người nói và cách người nghe tiếp nhận dễ phát sinh hơn.

Chẳng hạn, một senpai có thể quen gọi người khác là “お前” mà không mang ý khinh miệt. Tuy nhiên, với một nhân viên nước ngoài chưa hiểu rõ sắc thái trong giao tiếp, cách gọi đó có thể được tiếp nhận như một thái độ coi thường.

Tương tự, có người hướng dẫn vốn có giọng nói lớn hoặc cách truyền đạt mạnh. Phía doanh nghiệp có thể xem đó là cách nói quen thuộc trong công việc, nhưng nhân viên nước ngoài lại có thể hiểu rằng mình đang bị trách mắng hoặc bị đánh giá thấp.

Trong những trường hợp như vậy, chỉ nhìn vào kết quả công việc chưa đủ để doanh nghiệp hiểu nguyên nhân thực sự. Một nhân viên có thể vẫn tiếp tục làm việc bình thường bên ngoài, nhưng bên trong đã bắt đầu mất tự tin, căng thẳng hoặc cảm thấy mình không được tôn trọng.

Vì sao cần trao đổi thường xuyên trong thời gian thử việc?

FirstStep thường tư vấn cho doanh nghiệp nên tổ chức các buổi trao đổi riêng ngắn trong thời gian thử việc, đặc biệt với nhân viên có năng lực tiếng Nhật chưa ổn định.

Tần suất tham khảo là khoảng một lần mỗi tuần, mỗi lần từ 5 đến 10 phút. Sau khoảng ba tháng, khi doanh nghiệp đã hiểu rõ hơn về nhân viên và nhân viên cũng cảm thấy yên tâm hơn với môi trường làm việc, tần suất có thể điều chỉnh thành hai hoặc ba tuần một lần.

Mục đích của những buổi trao đổi này không phải để kiểm tra hay gây áp lực. Doanh nghiệp cần xác nhận xem nhân viên có đang hiểu đúng công việc hay không, có điều gì khiến họ cảm thấy bất an hay không và có vấn đề nào họ chưa thể nói trong quá trình làm việc hằng ngày hay không.

Những cuộc trao đổi ngắn nhưng đều đặn giúp doanh nghiệp phân biệt rõ hơn giữa ba tình huống:

• Vấn đề thực sự về năng lực
• Sự chưa phù hợp với công việc
• Khoảng cách phát sinh từ giao tiếp

Nhờ đó, doanh nghiệp có thể quyết định nên tiếp tục đào tạo, điều chỉnh cách hướng dẫn hay cần đánh giá lại mức độ phù hợp của nhân viên.

Doanh nghiệp cần chuẩn bị một người thứ ba để lắng nghe

Người trực tiếp hướng dẫn công việc vẫn giữ vai trò quan trọng vì họ hiểu rõ nhất tình hình tại hiện trường. Tuy nhiên, họ không nên là người duy nhất thực hiện các buổi trao đổi riêng.

Lý do là nhiều khúc mắc thường phát sinh ngay trong mối quan hệ giữa senpai và nhân viên. Nếu nhân viên cảm thấy không thoải mái với cách hướng dẫn, họ có thể khó nói hết suy nghĩ với chính người đang phụ trách hoặc đánh giá mình.

Ở chiều ngược lại, senpai cũng có thể chỉ nhìn thấy kết quả công việc và cho rằng vấn đề nằm hoàn toàn ở năng lực của nhân viên.

Vì vậy, doanh nghiệp nên chuẩn bị một người thứ ba có kinh nghiệm về nhân sự hoặc hiểu về việc tiếp nhận lao động nước ngoài. Người này cần lắng nghe cả hai phía, xác nhận tình huống cụ thể và đánh giá xem vấn đề nằm ở năng lực, cách giao tiếp hay sự khác biệt trong cách hiểu.

Sự chuẩn bị sau tuyển dụng cũng là một phần của năng lực tiếp nhận

Một doanh nghiệp có sự chuẩn bị tốt không chỉ dừng lại ở việc tuyển được nhân viên nước ngoài. Doanh nghiệp còn cần thiết kế cách trao đổi, xác định người phụ trách phù hợp và tạo ra cơ chế để những bất an nhỏ được phát hiện trước khi chúng trở thành vấn đề lớn.

Không phải mọi trường hợp đều có thể tiếp tục bằng đối thoại. Khi năng lực hoặc mức độ phù hợp thực sự không đáp ứng yêu cầu, việc kết thúc sớm vẫn có thể là lựa chọn hợp lý.

Tuy nhiên, nếu nguyên nhân chỉ nằm ở một lời nói bị hiểu sai, một cách hướng dẫn chưa phù hợp hoặc một bất an chưa từng được lắng nghe, doanh nghiệp vẫn còn cơ hội điều chỉnh.